De plus en plus d’entreprises ont recours à des talents extérieurs pour renforcer les compétences de leurs équipes. Mais comment bien intégrer ces freelances dans le projet de l’entreprise, les fidéliser et fédérer l’équipe autour d’une mission ?
L’agilité en entreprise est devenue un incontournable pour mener à bien les missions les plus diverses, en s’autorisant le recours à des talents extérieurs. De plus en plus d’équipes sont composées à la fois de collaborateurs salariés et de freelance, qui amènent un talent, un savoir-faire, une compétence, qui manquait au groupe.
Si les entreprises ont bien compris les avantages à faire appel à ces talents externes, dont ils ne disposent pas au sein de leurs équipes et dont ils ont besoin – parfois ponctuellement, parfois plus régulièrement, elles ont encore du chemin à faire pour mener des collaborations de qualité.
En effet, nombreux sont les travailleurs indépendants qui se sentent en décalage avec l’entreprise. Comment l’entreprise peut-elle mieux intégrer le freelance pour favoriser la collaboration et un travail efficace ?
Bien connaître le fonctionnement du freelance pour mieux travailler avec lui
Avant d’avoir recours à un travailleur indépendant, le manager a tout intérêt à bien connaître ce nouveau mode de travail.
Faire appel à un freelance, c’est l’intégrer à une équipe une expertise de haut niveau, tout en acceptant que le travailleur indépendant ait sa flexibilité et son fonctionnement propres. Souvent, il travaille hors les murs, il ne connaît pas nécessairement les valeurs de l’entreprise sur le bout des doigts et doit jongler entre plusieurs projets.
Et s’il a besoin de l’entreprise en tant que client pour travailler, c’est surtout l’entreprise qui a besoin, à cet instant, de ses talents.
Pour le manager ou le chef d’équipe qui va faire appel à un freelance, il est essentiel d’avoir connaissance des différents statuts qui permettent de travailler à son compte et d’avoir une notion des taux journaliers pratiqués. Autant de détails qui ont leur importance pour un échange fructueux avec le freelance, et qui ne sont pas innés.
Un Chief Freelance Officer dans mon entreprise ?
C’est pour faciliter les échanges avec les collaborateurs externes, pour s’assurer une veille de qualité sur le milieu des travailleurs indépendants et pour mieux fédérer les équipes que de plus en plus d’entreprises ont recours à des Chief Freelance Officer (CFO).
Ce nouveau métier est d’abord apparu aux Etats-Unis et commence à se développer en France.
Son rôle est d’intégrer une expertise de haut niveau dans une équipe tout en gardant les valeurs et la culture d’entreprise. Le monde du travail a évolué, et les entreprises doivent désormais penser davantage en termes de « compétences » que de « job ».
Contrairement au directeur des ressources humaines qui doit recruter un collaborateur pour un métier, le CFO doit faire appel à un travailleur indépendant parce qu’il a l’expertise dont l’entreprise a besoin à l’instant T.
Le Chief Freelance Officer, responsable du vivier de freelance, doit posséder une bonne connaissance du milieu indépendant, être capable de reconnaître les compétences nécessaires pour mener à bien une mission et maîtriser les différents statuts pour éviter tous risques de requalification.
Son objectif est aussi de fidéliser ses freelances, qui sont des ressources extérieures expertes mais aussi volatiles, avec leurs contraintes propres et leurs impératifs de calendrier. Ainsi, il est capable de jongler avec les disponibilités de chacun, il sait où aller chercher un nouvel expert et il anime cette nouvelle communauté externe à l’entreprise en veillant à son intégration et son bien-être.
Comment intégrer concrètement un freelance à une équipe de collaborateurs
Pour une meilleure gestion de projets, les équipes sont de plus en plus hybrides. Il faut faire accepter au collaborateur salarié l’arrivée dans une mission de talents externes, sans qu’il se sente menacé. Il faut donc veiller à présenter la collaboration avec cet expert comme une aubaine et l’occasion de se former au quotidien.
L’objectif est d’enrichir l’équipe de nouveaux talents et de gagner à la fois en performance et en flexibilité. Néanmoins, il est essentiel que le freelance ait conscience des valeurs de l’entreprise, de la dynamique existante dans l’équipe interne. Pour veiller à cette harmonie, il faut réfléchir en amont à son intégration.
Ainsi, l’entreprise peut créer une sorte de livret d’accueil contenant les contacts et les renseignements essentiels pour se sentir bien dans l’entreprise.
Si le travailleur indépendant a plutôt l’habitude de travailler hors les murs, il est indispensable de le rencontrer, de le faire rencontrer l’équipe, de mettre en place des conférence call, avec les outils en ligne qui existent et pourquoi pas de le faire venir une fois par semaine, une fois par mois, travailler entre les murs.
Vous avez aussi la possibilité de gratifier ces personnes indépendantes à travers des challenges ! Le challenge est une manière ludique, conviviale et très efficace de souder l’équipe et accroitre l’engagement de tous les collaborateurs qu’ils soient internes ou externes.
Pour une meilleure communication entre les membres, le recours à des outils de gestion de projet en ligne et des outils d’échange est aussi indispensable : Google Hangouts, Google Docs, Skype, Slack, Trello…
Veiller à l’harmonie au sein de l’équipe reconstituée
Ces nouvelles équipes hybrides, formées à la fois de collaborateurs salariés et de freelance, ont normalement toutes les clés en main pour être les plus efficaces possibles. C’est le cas si on raisonne en termes de compétences. Pourtant, l’alchimie d’une équipe est essentielle pour que celle-ci fonctionne.
C’est là que la notion de « pizza team » fait son apparition. Cette équipe idéale est composée d’un nombre de collaborateurs pouvant se contenter de deux pizzas, soit entre 5 et 12 personnes. Ainsi, les échanges sont plus fluides et chacun a un rôle défini.
Dans une pizza team efficace, il est donc essentiel que chacun ait conscience du rôle qu’il doit jouer pour mener à bien la mission. Et tous les membres doivent avoir l’esprit qui converge vers un seul but : la satisfaction du client.
Pour cela, il est important de poser les règles dès le départ, de définir les missions de chaque collaborateur et de faire entendre aux salariés que le freelance a son rythme propre et n’est pas nécessairement exclusivement dévoué à l’entreprise à l’instant T.
Pour bien l’intégrer, et qu’il ne soit plus considéré comme un outsider, l’entreprise peut régulièrement demander son avis au freelance car il peut amener un souffle et des inspirations nouvelles. Cela l’encourage aussi à s’exprimer et à poser les questions qui peuvent le faire avancer dans son travail.
Exprimer sa satisfaction au freelance
Enfin, l’une des clés pour une intégration du freelance réussie au sein de l’entreprise est la valorisation de son travail.
En exprimant sa satisfaction, l’entreprise met en avant le collaborateur externe et met toutes les chances de son côté pour retravailler avec lui. À la manière d’un chef cuisinier qui remercie le producteur qui lui fournit chaque jour des produits de qualité, ou du chanteur qui applaudit ses musiciens, son manager et les techniciens, l’entreprise peut mettre en place un process de remerciement.
On connaissait jusque là le « salarié du mois », on pourrait découvrir aussi le « freelance du mois ». Les indépendants apprécieront également d’être intégrés aux événements de team building ou de challenges mis en place par l’entreprise, qui contribuent à la fois au bien-être des salariés, mais plus largement de tous les collaborateurs !
