Et si on tournait définitivement le dos au bureau attitré, avec cadre photo, mug à message et plante verte, pour dire bonjour aux nouveaux espaces de travail, partagés et en mode « projet » ? L’open space est mort, vive le flex office (et le télétravail !)
Imaginez. Chaque matin, en arrivant au travail, ce n’est plus vers votre bureau que vous vous dirigez, mais vers un casier dans lequel vous récupérez ordinateur portable et dossiers, avant de vous installer au poste de travail qui vous fait le plus envie ce jour-là.
C’est le principe du flex office, qui consiste à ne plus avoir de bureau attitré mais bien de partager son bureau avec ses collaborateurs, quels qu’ils soient, du PDG au stagiaire, en passant par le manager et les ressources humaines.
Partager son bureau pour plus de productivité
En repensant la manière d’occuper ses locaux, l’entreprise repense également sa manière de penser le travail. Finies les enfilades de box et de bureaux vitrés, désormais, les espaces de travail ressemblent à des lieux de vie. On met en partage le mobilier, écrans d’ordinateur, lampes, mais aussi les compétences.
On s’organise désormais en mode projet en s’installant à côté des collègues avec qui on a besoin d’échanger à un instant T, on réserve une bulle de confidentialité pour plus de concentration, une salle de brainstorming pour avancer sur une mission…
Le salarié peut ainsi s’installer à l’endroit qui l’inspire le plus, selon l’humeur du jour et ses besoins. Le bureau flexible permet aussi un travail plus flexible.
Le flex office, un gain de place pour l’entreprise
Sanofi, PSA, Engie… Autant de grands groupes qui ont fait le pari du flex office à l’heure de réaménager leurs locaux.
L’objectif ? Plus de flexibilité, plus de réactivité, de créativité et une meilleure productivité. Mais pour l’entreprise, ces bureaux « dynamiques » sont aussi l’occasion de réaliser des économies. De place surtout.
En effet, en France, le taux de vacance des postes de travail s’élèverait à 40%. En misant sur le flex office, les entreprises ont tendance à diminuer le nombre de places de travail, pour pallier les absences diverses – congés, arrêts maladie, déplacements professionnels, télétravail…
On gagne aussi en espaces collectifs : une plus grande cafétéria, une salle de sieste, des bulles vitrées où l’on peut rechercher le calme.
Mais cette nouvelle organisation du travail demande aussi davantage d’organisation. Les services généraux sont forcés de veiller à conserver des locaux agréables et fonctionnels, pour qu’un radiateur cassé ne génère pas de tension lorsqu’on arrive en dernier et qu’on est forcé de s’asseoir là, qu’il n’y ait ni lumière vacillante ni siège bancal…
Cela demande aussi au salarié d’être rigoureux, de faire place nette dès qu’il s’absente plus de 2 heures, par exemple.
Flex office : vers l’avènement du management de confiance ?
Le flex office demande aussi de repenser le management du contrôle. Alors que les équipes ne sont plus assignées à une place fixe, le manager peut parfois passer du temps à chercher un collaborateur.
Cela nécessite donc une nouvelle organisation, plus digitale.
En effet, un intranet efficace, des points d’équipe réguliers, des brainstorming dans de nouveaux lieux permettent de maintenir le contact et la cohésion de groupe. Mais cela implique aussi une remise en question d’un mode de management qui s’essouffle, celui du contrôle, au profit du management de confiance.
Car le flex office s’accompagne aussi souvent du flex work, de temps de télétravail ou de travail à l’extérieur. Le manager doit donc exprimer clairement ses attentes et les faire passer à ses collaborateurs. De plus, le fait d’être installé au milieu de son équipe le force à être à l’écoute de leurs problématiques.
Les salariés, pas toujours emballés à l’idée de déménager
Si le flex office semble être un symbole de modernité et d’agilité pour l’entreprise, les salariés sont parfois les plus réticents au changement. En effet, le fait de retrouver chaque matin son bureau, sa plante verte, ses tas de dossier et ses taches de café près du clavier avait un côté rassurant, qui assurait qu’on avait bien sa place dans l’entreprise.
Le salarié qui passe en flex office peut avoir le sentiment de perdre son statut. D’autant que longtemps, la taille du bureau a signifié une certaine assise dans l’entreprise. Avec le flex office, c’est justement cette meilleure cohésion, ce partage et ces échanges entre tous les collaborateurs, qui sont recherchés, pour plus de productivité.
Pour l’entreprise qui souhaite passer en mode projet et adopter le flex office, il est sans doute utile d’impliquer le salarié dans le changement et de veiller à mettre en place des outils digitaux efficaces pour faciliter la communication.
Côté logistique, le passage en flex office invite les entreprises à troquer le parc informatique fixe contre des ordinateurs portables, les téléphones fixes contre des smartphone, d’installer des casiers pour chaque collaborateur et de créer un cadre invitant les salariés à en prendre possession.
Du flex office au flex work
Les entreprises ayant opté pour le flex office pratiquent bien souvent déjà le travail flexible, en autorisant les salariés à choisir de faire du télétravail, de travailler hors murs, ou bien d’aménager leurs horaires.
Grâce au digital, il est désormais possible d’accéder à ses dossiers partout, facilement, et à toute heure.
Cela permet d’être plus productif et réactif. Il y a de nombreux avantages à pratiquer, certains jours, le télétravail : meilleure gestion de la vie privée et de la vie professionnelle, réduction du temps de transport, plus de routine, décloisonnement, gamification.
En travaillant de l’endroit qui l’inspire, le salarié se met aussi dans une position ouverte, il peut faire des rencontres enrichissantes et intéressantes pour son travail. Un modèle de flexibilité qui commence, donc, à faire ses preuves, pourvu que chacun, au sein de l’entreprise, soit prêt à jouer le jeu.
